Polityka prywatności serwisu „Klinika To Smile”

Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników serwisu internetowego Klinika To Smile, osób kontaktujących się z Kliniką oraz pacjentów.

1. Administrator danych i nazwa serwisu

Administratorem danych osobowych jest Klinika to smile ALICJA ELWIRSKA-OSIŃSKA, prowadząca serwis i klinikę pod marką „Klinika To Smile”, ul. Królowej Marysieńki 7, 44-120 Pyskowice, NIP 9691377745.

W sprawach dotyczących prywatności można skontaktować się z nami pod adresem kontakt@klinikatosmile.pl lub telefonicznie: +48 531 858 399.

2. Zakres i źródła danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu i usług możemy przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w szczególności imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres oraz – gdy wymagają tego przepisy lub charakter świadczenia – numer PESEL albo inny identyfikator;
• dane dotyczące rezerwacji, komunikacji, rozliczeń i płatności;
• dane o stanie zdrowia, przebiegu leczenia i dokumentacji medycznej, jeżeli są niezbędne do udzielania świadczeń zdrowotnych;
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, logi bezpieczeństwa oraz – po wyrażeniu odpowiedniej zgody – dane analityczne.

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dotyczą, a w uzasadnionych przypadkach także od jej przedstawiciela ustawowego, osoby upoważnionej, lekarza kierującego lub innego podmiotu leczniczego – w zakresie zgodnym z prawem.

3. Cele i podstawy prawne

• Udzielanie świadczeń zdrowotnych i prowadzenie dokumentacji medycznej – art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art. 9 ust. 2 lit. h RODO, w związku z przepisami prawa medycznego.
• Rejestracja wizyty, odpowiedź na zapytanie i organizacja kontaktu – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odpowiednim zakresie także art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest sprawna komunikacja i organizacja pracy Kliniki.
• Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom i ustalanie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Analityka serwisu – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej; narzędzia statystyczne są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody, którą można w każdej chwili wycofać w ustawieniach zgody.
• Informacje handlowe i marketing bezpośredni – wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane lub udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu:

• lekarzom, personelowi medycznemu, laboratoriom protetycznym i innym podmiotom uczestniczącym w leczeniu;
• dostawcom systemów dokumentacji medycznej, rejestracji wizyt, hostingu, poczty elektronicznej, obsługi i zabezpieczenia serwisu;
• dostawcom usług księgowych, prawnych, ubezpieczeniowych i płatniczych;
• dostawcom usług analitycznych i innych usług internetowych wskazanych w polityce cookies – wyłącznie w zakresie wynikającym z wybranych ustawień zgody;
• organom i instytucjom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli użytkownik wybierze zewnętrzną platformę rezerwacyjną, zasady przetwarzania danych przez operatora tej platformy określa również jego własna polityka prywatności.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów zgodnych z rozdziałem V RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.

6. Okres przechowywania

• Dokumentację medyczną przechowujemy co do zasady przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Ustawowe wyjątki przewidują inne okresy, m.in. 30 lat dla niektórych rodzajów dokumentacji, 10 lat dla zdjęć RTG przechowywanych poza dokumentacją, 5 albo 2 lata dla skierowań i zleceń oraz 22 lata dla dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia.
• Dane księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany właściwymi przepisami.
• Dane z zapytań i rejestracji przechowujemy przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie – gdy jest to uzasadnione – do upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do jej wycofania lub do ustania celu, a następnie w zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowości działań albo obrony roszczeń.
• Pliki cookies Google Analytics _ga i _ga_* mogą być przechowywane do 2 lat. Szczegóły zawiera Polityka plików cookies (EU).
• Logi techniczne i bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do ochrony serwisu oraz wyjaśnienia incydentów.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na warunkach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom, gdy dalsze przetwarzanie jest wymagane przepisami, w szczególności dotyczącymi dokumentacji medycznej.

Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

8. Dobrowolność podania danych i decyzje automatyczne

Podanie danych jest dobrowolne, lecz może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi, umówienia wizyty, wykonania świadczenia lub wystawienia dokumentu księgowego. W ramach serwisu nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

9. Cookies i ustawienia zgody

Niezbędne pliki cookies mogą działać bez dodatkowej zgody, gdy są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika. Analityczne i inne opcjonalne technologie są uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika. Zgodę można zmienić lub wycofać przyciskiem „Zarządzaj zgodą” dostępnym w serwisie. Szczegółowy wykaz usług, plików cookies, celów i okresów przechowywania znajduje się w Polityce plików cookies (EU).

10. Bezpieczeństwo i aktualizacje dokumentu

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka ich przetwarzania. Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawnych, organizacyjnych lub technologicznych. Aktualna wersja jest publikowana pod stałym adresem tej strony.

Data ostatniej aktualizacji: 26.07.2026 r.